ERP, o Planificación de Recursos Empresariales, es un tipo de sistema de software que ayuda a las organizaciones a manejar casi todos los aspectos de sus procesos empresariales. El software ERP es capaz de simplificar y automatizar tareas individuales, como contabilidad, operaciones y ventas, todo integrado en un solo sistema. Las soluciones ERP han estado evolucionando a lo largo de los años, y ahora se presentan más comúnmente como una aplicación basada en la web a la que los usuarios pueden acceder de forma remota. Cuando se implementa correctamente, un sistema ERP une a la empresa y construye transparencia y productividad para la empresa. 

Básicamente, un sistema ERP es como el cerebro de la empresa, sincronizando diferentes departamentos de la organización. Sin el sistema de ERP, cada departamento tendría su propio sistema independiente. Sin embargo, con un sistema de ERP, estos sistemas independientes se unirían en una sola aplicación, lo que lo hace más accesible para todos en la empresa. Con un sistema cohesivo, compartir información y comunicarse es más fácil, especialmente entre departamentos. La información y las actividades en otros departamentos están disponibles en toda la empresa, por lo que esta información también se puede utilizar de manera efectiva. La presentación de informes de datos en tiempo real también suaviza la operación, y con el sitio web externo conectado con el sistema ERP, los pedidos de los clientes se pueden solicitar en tiempo real, lo que brinda una mejor experiencia al cliente y un proceso de transacción más fácil. 

Hay 3 aspectos principales de un sistema ERP que crean una sólida columna vertebral de las operaciones de la empresa. 

Para administrar la operación de ventas utilizando un sistema ERP, comúnmente se proporcionarán aplicaciones como:

Gestión de relaciones con clientes (CRM):

Bastante autoexplicativo, CRM es un servicio que ayuda a construir relaciones con el cliente, a través de cosas como servicios al cliente, marketing por correo electrónico, seguimientos e integraciones de correo electrónico. Tener una aplicación programada que respalde el aspecto de CRM básicamente significa que, por ejemplo: hay una promoción del mes de cumpleaños en marcha, y dado que la base de datos ya tiene toda la información y las fechas de cumpleaños de los clientes, esta aplicación puede organizar fácilmente los correos electrónicos de los clientes de acuerdo con el mes de su cumpleaños y, por lo tanto, puede enviar la promoción apropiada sin mucho problema. Además, la gestión de canalizaciones también se implementa en los sistemas CRM. La gestión de la canalización le permite supervisar y dirigir futuras oportunidades de ventas. Con la función de gestión de la tubería, el equipo de ventas podrá identificar los puntos débiles y los cuellos de botella en su ciclo de ventas y entender por qué algunas ventas fallan más que otras. Además, también les ayuda a detectar posibles crecimientos o caídas de ventas. En general, la gestión de la canalización es una función excelente en un sistema ERP que proporciona más información sobre las ventas de la empresa. 

Ventas:

Esta es una aplicación que genera gráficos y datos basados en las ventas de la empresa. Estos gráficos pueden ayudar a la empresa a detectar las tendencias de ventas y los días en los que las ventas pueden ser más exitosas. Con estas tendencias detectadas, la empresa puede construir tácticas más sólidas para obtener mejores ventas. Y, dado que esta información está en un sistema compartido, todos los usuarios pueden verla y utilizarla en sus departamentos para diferentes propósitos. Además, esta aplicación también puede realizar un seguimiento de las ventas y gestionar los pedidos. Debido a que esto se implementa en un sistema compartido, todos pueden acceder a los registros de ventas y cualquier cambio se mostrará en tiempo real, lo que puede evitar mucha falta de comunicación. 

Contactos:

Aquí es donde se almacena toda la información del cliente, con toda la información de contacto almacenada en un solo sistema, los clientes pueden ser contactados por cualquier usuario, y esta información puede ser utilizada para promociones y para construir una mejor relación con el cliente.

Para ayudar al departamento de contabilidad, aquí están las aplicaciones más comunes implementadas en un sistema ERP:

Contabilidad:

El software de contabilidad ayuda al departamento de contabilidad a registrar y reportar las transacciones realizadas por y en la empresa. El software también incluye generalmente ecuaciones y cálculos contables que facilitan el proceso de entender y analizar los números de manera más eficiente. Se puede almacenar una gran cantidad de datos en este software, por lo que no solo ahorraría espacio, sino que también se puede pagar menos por alquilar esta base de datos remota. Además, esta función permite encontrar fácilmente datos y registros pasados ​​para referencias presentes. En última instancia, esta aplicación es tan importante para los números de la empresa y genera más productividad en el departamento de contabilidad. 

Nómina:

En la aplicación de nómina, se pueden almacenar automáticamente toda la información y el salario de los empleados, lo que puede ser enviado con un solo clic de botón. También se puede editar fácilmente el monto basado en el rendimiento y la asistencia del empleado durante el mes, lo que hace que el proceso de nómina sea fácil y automatizado.

Para permitir que la empresa opere de manera organizada, estas aplicaciones que comúnmente se encuentran en un sistema ERP pueden ser de gran ayuda:

Gestión de proyectos: 

La gestión de proyectos es realmente crucial en todos los negocios, y con ERP habría una aplicación vinculada que ayuda a la planificación y seguimiento del proyecto. Especialmente al ser un sistema en tiempo real, el sistema de gestión de proyectos puede llevarse a un nuevo nivel de productividad. Las tareas están asignadas y claras, y se muestra la progresión, lo que significa que todo el proceso del proyecto es transparente y visible, lo que permite gestionarlo de manera más fácil y conveniente. 

Gestión de inventario:

Dado que el sistema de gestión de inventario está integrado con una base de datos centralizada, todo el proceso de seguimiento en el negocio puede ser fácilmente accesible y sencillo. Especialmente, ya que la base de datos es en tiempo real, proporciona mucha más precisión a todos los empleados, así como les ahorra tiempo en no tener que simplemente rastrear una pieza específica de stock. Además, conocer exactamente lo que tiene el almacén disponible será eficiente para la producción.

Gastos:

En esta aplicación, todos los gastos comerciales pueden ser registrados y mantenidos bajo responsabilidad. Gastos como publicidad y marketing, tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, gastos de educación y capacitación para empleados, ciertos honorarios legales, salarios pagados a contratistas, alquileres, etc. pueden ser mantenidos bajo responsabilidad en un sistema centralizado. Esto proporciona un proceso más fácil al desglosar el uso del dinero del negocio y da transparencia a cada usuario. 

Conclusión

En general, un sistema ERP es un aspecto muy importante para operar una empresa de manera fluida y efectiva. Los sistemas ERP aportan transparencia, eficiencia y productividad al negocio y unen la empresa con un sistema centralizado.