El cliente, una empresa de servicios de transporte y logística con poco peso de activos y una facturación anual de 60 mil millones de yuanes, que presta servicios a la industria de alta tecnología, también ofrece servicios logísticos a la industria a través de su operación de camiones y declaración de aduanas.

Además de gestionar el transporte de equipos, bienes y suministros, la empresa es responsable de cumplir con los estándares y prácticas fiscales, de impuestos y de cumplimiento durante todo el proceso. En el momento del compromiso, la empresa representaba más de 20,000 contratos de clientes en formato papel y un proceso fuera de línea para proceder a la conciliación.

Numerosos acuerdos y contratos que incluyen múltiples horarios y anexos facilitaron todas las operaciones de la empresa. El cliente, que enfrentaba problemas de facturación y liquidación junto con otros desafíos financieros y operativos, necesitaba reconciliar su cartera de contratos, estandarizar el lenguaje, las disposiciones y los términos utilizados en sus documentos de contrato, y asegurarse de que las personas adecuadas tuvieran acceso a los datos de contrato apropiados para respaldar una variedad de acciones y actividades comerciales. 

Recopilando el conjunto operativo de acuerdos con los clientes, acuerdos de cambios de horarios y términos comerciales a nivel de cada empresa individual.

2. Identificación de cualquier superposición y comprensión de cómo cada acuerdo afectó la facturación, los arreglos y los procesos operativos;

3. Determinación de cualquier lenguaje no estándar dentro de todo tipo de acuerdos, específicamente para identificar inconsistencias en la metodología de precios y liquidación.

4. Verificación del cumplimiento del contrato y los requisitos de rendimiento y resolución de problemas relacionados; Mejorar la visibilidad de la información contenida en los documentos del contrato para mejorar la eficiencia operativa y la comprensión. 

NUESTRA SOLUCIÓN

Los expertos en gestión de contratos de MERCURY trabajaron en estrecha colaboración con el equipo del cliente para tener una visión integral del entorno contractual existente.

Recopiló los documentos del contrato y los alojó en un único repositorio, mejorando la accesibilidad y permitiendo que los equipos identifiquen las versiones operativas y ejecutadas de los contratos.

2. Revisó los contratos para identificar cualquier acuerdo superpuesto asociado con las cuatro empresas heredadas;

3. Identificación de contratos con disposiciones de precios y liquidaciones no estándar y colaborado con el consejero general y los gerentes de operaciones para estandarizar las disposiciones y renegociar según corresponda;

4. Reescribió los procedimientos operativos de gestión de contratos de la empresa, proporcionando al cliente un plan para la fijación de precios estándar y mecanismos de liquidación y procesos de descuento que proporcionaron una guía consistente a la organización combinada. 

5. Se integraron los precios de contrato, los datos de liquidación y las fechas de vencimiento en la plataforma de gestión de transporte de la empresa y se diseñó un sistema de disparadores para mejorar el control operativo.

NUESTRO IMPACTO

1. Biblioteca de contratos altamente accesible: La recopilación y organización de documentos en un solo lugar permitió al cliente mejorar la accesibilidad a todos los contratos, simplificar el acceso a los documentos operativos e identificar cualquier acuerdo superpuesto para facilitar la integración de las cuatro empresas adquiridas.

2. Visibilidad e información detallada sobre disposiciones clave del contrato: La disponibilidad de datos del contrato dentro del sistema de gestión de la empresa brindó a los miembros del equipo del cliente la información detallada que necesitaban, como precios, mecanismos de liquidación y fechas de vencimiento, para mejorar significativamente la precisión de facturación y liquidación.

3. Los enlaces a los documentos del contrato también permitieron a la empresa mejorar la ejecución de los contratos, cumplir con los requisitos de rendimiento y conformidad normativa, y comprender y gestionar mejor cualquier responsabilidad y riesgo. Control operativo significativamente mejorado: una mejor comprensión rápida de los datos importantes del contrato impulsa una mejor respuesta operativa y toma de decisiones. Por ejemplo, los desencadenantes incorporados en la plataforma ayudaron a la empresa a mejorar el control operativo, como requerir que los contratos estén en buen estado antes de aceptarlo desde la aprobación comercial.

4. Un manual de contratos diseñado para la consistencia y eficiencia: La elaboración de políticas integrales de gestión de contratos, incluyendo una estructura estandarizada de precios y descuentos y una estrategia interactiva de gestión del cambio, permitió a la empresa establecer procesos disciplinados de gestión de contratos que se utilizaron de manera consistente en toda la entidad combinada para fomentar la eficiencia y el cumplimiento.