Tuve una entrevista antes y hablé sobre cómo operar una empresa de manera exitosa. Concluí diciendo: "Todo se trata del flujo de efectivo". (En julio de 2020, tuvimos problemas de flujo de efectivo debido a la ambición excesiva en el mercado y a la expansión rápida).

Vigilar el flujo de efectivo es una parte fundamental de dirigir un negocio. No es algo que puedas permitirte posponer, pero francamente, puede ser molesto y distraerte de tu verdadera pasión. El flujo de efectivo no tiene por qué ser difícil y comprenderlo es vital para el éxito de tu negocio. No sorprende que el flujo de efectivo sea un problema universal, con el 61% de las pequeñas empresas experimentando problemas de flujo de efectivo de manera regular.

Vamos a repasar las causas más comunes de confusión para pequeñas empresas, comenzando por un malentendido común...

¿Cuál es la diferencia entre ganancia y flujo de efectivo?

Estás obteniendo beneficios, pero no tienes efectivo. "¿Qué podría estar pasando aquí?" piensas.

Imagina que eres un contratista y haces un trabajo de $10,000. Has gastado $4,000 en materiales para completar el trabajo. Entonces, este mes, a pesar de haber completado el gran trabajo, has gastado $4,000 y no has recibido ningún ingreso aún. Pero, los cálculos de tu ganancia cuentan la factura como ingreso aunque aún no haya sido pagada, por lo que tu ganancia para el mes es de $10,000-$4,000=$6,000. Esto no se reflejará en tu flujo de caja hasta que la factura sea pagada, lo que en la mayoría de los casos, es probable que sea el siguiente mes. Ser capaz de contabilizar y dirigir tu negocio a este retraso es vital.

¡La frase "El volumen de negocios es vanidad, las ganancias son cordura pero el efectivo es real" viene a la mente!

El efectivo es la cantidad de dinero a la que una empresa tiene acceso en tiempo real. Esto significa dinero en mano, cambio de moneda pequeña y el total de cualquier cuenta bancaria. La suma neta de su flujo de efectivo es la discrepancia entre lo que está entrando y lo que está saliendo (recuerde que esto puede ser un valor negativo).

La utilidad es la ganancia (o pérdida) financiera que proviene de las operaciones de un negocio. La utilidad no tiene en cuenta si una venta se realizó en efectivo o a crédito. Entonces, la utilidad no refleja la cantidad "real" de dinero que tiene un negocio. Ambas son métricas importantes, que cuentan historias diferentes.

Problemas comunes de flujo de efectivo que enfrentan las pymes (¡y soluciones (con suerte) a continuación!)

Control de inventario.

El control de inventario, como muchas cosas, es un cuidadoso acto de equilibrio.

Pedir muy poco stock hará que no puedas satisfacer la demanda o aprovechar las oportunidades de aumento de demanda. Pedir demasiado amarrará el flujo de efectivo en productos que tardarán en dar rendimiento y te costarán en cargos de almacenamiento, disminuyendo la cantidad de efectivo disponible para las operaciones diarias.

Términos de pago voluminosos

El 52% de los pagos B2B todavía se hacen por transferencia bancaria, lo que significa que la mayoría de las pequeñas empresas dependen de que sus clientes realicen manualmente los pagos dentro de los plazos de pago acordados.

Los plazos de pago prolongados te harán esperar mucho tiempo por el retorno financiero de tu trabajo. Mientras esperas que tus clientes paguen, imprevistos en el camino irán comiendo cualquier reserva de efectivo que tengas. Al igual que en el ejemplo anterior, si tienes un gran mes de junio y pagas por muchos materiales, pero no te pagan por esos trabajos hasta agosto, necesitarás usar las reservas de efectivo para pagar las grandes cantidades de recursos, hasta que llegue el dinero.

Si ocurre lo peor, como que se rompa una pieza grande de equipo, o tenga un incendio en una propiedad, es posible que, a pesar de deber pagos, aún no tenga el efectivo para arreglarlo y necesite depender de sus ahorros. Asegurarse de cobrar lo antes posible después de completar un trabajo le permite reemplazar esas reservas lo más rápido posible.

Gasto excesivo y sobreoperación.

Es muy fácil gastar dinero cuando intentas hacer crecer tu negocio. Los anuncios de Facebook, el SEO, los sitios web y la marca son presentados como la bala de oro para el crecimiento empresarial. Pero no te dejes tentar a menos que lo tengas planificado.

Un presupuesto que alimente su flujo de efectivo asegurará que sepa cuánto dinero tiene disponible para gastar y si algo no está en el presupuesto, debe añadirlo para ver el impacto en su flujo de efectivo antes de comprarlo.

Si necesita comprar materiales antes de que le paguen por un trabajo, puede terminar gastando más de lo que tiene en el banco, dependiendo de sobregiros y préstamos. Si sus facturas no se pagan a tiempo, puede terminar en situaciones complicadas donde tenga que buscar efectivo o pagar sus gastos tarde.

Estacionalidad

La estacionalidad tiene un gran efecto en tu flujo de efectivo, por las mismas razones que hemos mencionado anteriormente. Si no has tenido mucho negocio durante febrero y marzo, pero sabes que abril es tu mejor mes, comprar materiales, invertir en marketing y hacer preparativos para abril significa que necesitarás gastar mucho antes de ver cualquier retorno.

Además, si tu negocio depende de ciertas temporadas o períodos en el año, trabajar con un pronóstico de flujo de efectivo te permite asegurarte de que esos buenos meses ayuden a los no tan buenos, al ayudarte a planificar y presupuestar tu efectivo adecuadamente.

Si estás creando una previsión de flujo de caja por primera vez, no tiene por qué ser difícil. Trabajar con nosotros basándonos en tus datos históricos se puede hacer en un taller de 1 día.

Entonces, ¿qué puedes hacer para mejorar tu flujo de caja?

Tu flujo de efectivo es crucial para mantener a tu negocio en el buen camino. Hay muchos procedimientos que se pueden establecer para fomentar las mejores prácticas para la gestión de tu flujo de efectivo.

Animando la recolección de pagos

Los pagos tardíos son uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas de hoy en día. En una encuesta reciente de PayPal, se descubrió que el 48% de las facturas se pagaron con un retraso medio de 14 días.

Podemos ayudarlo a recopilar pagos, ya que las herramientas de facturación que ofrecemos le permitirán enviar correos electrónicos recordatorios automáticos a sus clientes, y también le permiten agregar métodos adicionales de cobro de pagos en su factura, como recibir su factura pagada con tarjeta de crédito usando Stripe. 

Reduce tus costos

Un beneficio de establecer relaciones cooperativas a largo plazo con tus proveedores es poder negociar mejores acuerdos con ellos, con precios reducidos o períodos de pago ampliados. Serás un cliente en el que dependerán para su flujo de efectivo el próximo año y es posible que estén dispuestos a reducir costos para mantenerte.

Otras formas generales de reducir tus costos incluyen evaluar y reducir tus gastos, innovar nuevas formas de aprovechar los materiales (usando sobras), consolidar tu espacio de producción/oficina, reducir el gasto de marketing pagado (e invertir en marketing orgánico en su lugar) y pasar a digital.

¿Dónde invertir?

Si tu flujo de efectivo es un punto crítico, considera el dinero que estás invirtiendo en la sección de financiamiento de tu negocio. ¿Estás reinvirtiendo mucho? ¿Estás tratando de crecer demasiado rápido o en un momento inadecuado? Revisa los próximos 12 meses según se prevé en tu pronóstico de flujo de efectivo. Usa los datos para tomar decisiones, no la ambición personal (aunque una porción saludable de esto también es muy beneficiosa).

Considera arrendar al principio, en lugar de comprar

Los equipos y maquinarias a menudo requerirán grandes pagos iniciales, así como pagos por el mantenimiento que conllevan. Especialmente en tus primeros días, cuando los costos iniciales son altos, una opción a considerar es el arrendamiento.

Resulta más caro a largo plazo. Por lo tanto, no recomendamos arrendar todo lo que necesite. Pero puede ser útil para el equipo que no necesitará para cada trabajo o aquellos con las etiquetas de precio más altas. También significa gastos más predecibles: no habrá costos imprevistos de mantenimiento con equipos arrendados.

Optimiza tu inventario

Como mencionamos anteriormente, comprar demasiado stock o tener un exceso de stock disponible puede ser perjudicial para su flujo de efectivo. Al optimizar su stock, puede garantizar que se eviten estos problemas.

La optimización de inventario también se llama optimización de stock. Básicamente se trata de hacer el inventario lo más magro y beneficioso posible. Esto significa que se optimizará de tal manera que tenga el tamaño ideal. Esto garantiza que se tenga el suministro necesario para todas las compras. No se puede lograr esto sin una previsión sólida de flujo de caja que haya sido creada teniendo en cuenta la estacionalidad de su negocio y tenga predicciones precisas de crecimiento.

Aumenta tus precios

Aumentar tus precios puede parecer un movimiento aterrador, pero puede funcionar. (Ya lo hicimos algunas veces el año pasado) Si tu negocio es estable y tienes clientes regulares, es probable que comprendan un ligero aumento de precios, no hay forma de saberlo si no lo intentas.

Conocer el estado de flujo de efectivo es clave.

Sin importar el tamaño, el volumen de negocio o la complejidad: la gestión de efectivo debe ser tu principal prioridad. Todas las decisiones que tomes, desde la contratación hasta las líneas de productos y los precios, deberían basarse en el pronóstico de flujo de caja. La posición de tu efectivo y la proyección de su posición deben formar parte de tus reuniones operativas mensuales con tu equipo o con tu contable.