La gestión de proyectos siempre está evolucionando y, dependiendo del campo en el que te encuentres, varía enormemente de una empresa a otra. Dicho esto, prácticamente todo gerente de proyecto está siempre buscando nuevas formas de aumentar la eficiencia de su equipo de gestión de proyectos. Si esto suena familiar, aquí hay algunos consejos que pondrán a tu equipo un paso por delante del resto.
Utiliza un sistema de gestión de proyectos.
Implementar un sistema ayudará a todos en tu equipo a comprender mejor sus responsabilidades, el progreso de sus proyectos y dónde se pueden hacer mejoras para aumentar la eficiencia. Tener un indicador visual es a veces un mejor motivador que simplemente tener una lista de tareas (o papel), ya que las personas pueden ver claramente cómo se organiza la tarea, qué recursos se utilizan y la línea de tiempo (así como cualquier ajuste en esas cosas).
Los diagramas de Gantt los convierten en uno de los sistemas de gestión de proyectos más rentables. Si tiene un presupuesto ajustado, también puede utilizar Microsoft Excel, que tiene todo lo que necesita para establecer prioridades, optimizar procesos y hacer seguimiento. (Sin embargo, sin historial).
Elimina lo innecesario.
¿Con qué frecuencia sales de una reunión de una hora sobre una actualización de estado del proyecto y sientes que esa hora se aprovechó realmente bien? Es probable que no muy a menudo. El sistema de gestión de proyectos mencionado anteriormente puede ayudar a eliminar estas reuniones que desperdician tiempo, ya que el progreso y el estado de todos ya se presentan frente a ti. Más importante aún, eso libera tiempo para discutir cosas útiles en las reuniones, como la siguiente fase del proyecto, cambios importantes en la línea de tiempo o recursos asignados, o discutir lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado hasta ahora.
Para algunas personas, piensan que estas reuniones se traducen en una comunicación sólida. No lo hacen. Pierden el tiempo. Fomente una comunicación sólida entre los miembros del equipo en pequeños grupos a través de Hangouts, Skype u otras plataformas de chat. Incluso puede comenzar un grupo para proyectos y tareas específicas para que todos estén en la misma página. También considere cómo le gusta comunicarse a los miembros de su equipo de gestión de proyectos. Muchas personas prefieren enviar un mensaje de chat rápido, pero otros pueden hacerlo mejor con una comunicación cara a cara o prefieren usar el teléfono real. Haga todo lo posible para comunicarse con los estilos de comunicación preferidos para evitar malentendidos o una ruptura de la comunicación.
Obtén el apoyo del equipo de gestión de proyectos.
Independientemente de la tecnología que tengas, los sistemas que tengas, los grandes proyectos que tengas, es difícil ser un eficaz director de proyecto si tu equipo no te apoya. Una de las formas más sencillas de tener a tu equipo de tu lado es simplemente escucharlos activa y entusiastamente. Todos quieren sentirse valorados, y escuchar demuestra a los miembros de tu equipo que valoras su opinión. Haz más que solo escuchar lo que dicen, toma medidas para hacer cambios, ya sea en políticas y procedimientos o para abordar problemas, riesgos u obstáculos que enfrenten. No solo podrás tomar decisiones mejores para todo el equipo, sino que ganarás su respeto y apoyo, lo que facilitará trabajar juntos en colaboración en proyectos.
Buen entrenamiento y buenas herramientas
Como con la mayoría de los departamentos, una de las mejores cosas que puede hacer para mejorar la eficiencia del equipo es alentar la capacitación continua. Ya sea asistir a conferencias una o dos veces al año, escuchar podcasts juntos o suscribirse a un boletín útil, la capacitación continua no solo demuestra que está verdaderamente invertido en sus empleados, sino que ayudará a todos en el equipo de gestión de proyectos a mejorar en su trabajo.
También es importante utilizar las herramientas adecuadas. Esto significa hacer uso de un buen CRM que ayudará a los miembros de su equipo a gestionar clientes y sus respectivos proyectos, y le ayudará como gestor de proyectos a mantenerse organizado.
¿En qué podemos ayudar?
Nuestra herramienta de gestión de proyectos te ayudará a manejar múltiples proyectos con personas trabajando alrededor del mundo. Con esto puedes manejar eficientemente tareas para proyectos de clientes así como problemas de soporte en tiempo real, de manera ágil, social y flexible. Diferentes vistas están diseñadas para ajustarse a tus necesidades: trabaja en tareas y problemas usando la vista kanban; programa tareas en la vista de Gantt; controla fechas límites en la vista de calendario. Mantén el seguimiento de todo, desde la imagen general hasta los detalles más pequeños, desde el contrato con el cliente hasta la facturación.
Gestión de tareas con alertas para mantenerse actualizado en todo lo que le interese, con escritura colaborativa para trabajar en la misma tarea al mismo tiempo, con delegación de tareas y comentarios para trabajar juntos. Crea automáticamente nuevas tareas y problemas a partir de correos electrónicos entrantes, lo que le permite colaborar fácilmente con los clientes. Tenemos una vista de panel única para que el gerente supervise TODOS los proyectos en un vistazo con tareas pendientes y retrasadas. También proporcionamos servicios de personalización que adaptan a sus necesidades, además de integración con su hoja de tiempo y sistema de recursos humanos para que pueda administrar sus costos internos de manera efectiva.
