¿Alguna vez te has preguntado si estás gestionando proyectos contables de manera óptima?

Las grandes firmas de contabilidad a menudo utilizan software de gestión de proyectos de recursos empresariales (ERP) robusto y a nivel de toda la organización, que puede ser costoso pero efectivo para estas grandes organizaciones globales.

Sin embargo, las pequeñas y medianas firmas de contabilidad que no necesitan o no pueden permitirse un software de gestión de proyectos contables tan amplio tienen diferentes opciones. A menos que tenga proyectos o encargos contables muy pequeños y ocasionales, es probable que su firma de contabilidad pequeña o mediana tenga un enfoque formalizado de gestión de proyectos apoyado por tecnología. Eso puede variar desde una hoja de cálculo de Excel hasta herramientas de gestión de proyectos dedicadas y asequibles, de las cuales hay muchas.

Estos tipos de herramientas pueden gestionar la gestión de proyectos en contabilidad en diversos grados. Por ejemplo, uno podría requerir que el usuario cree manualmente líneas de tiempo y defina caminos críticos, mientras que otros ayudan a automatizar estos componentes esenciales de la gestión efectiva de proyectos.

Es importante aclarar que en esta publicación estamos discutiendo software de gestión de proyectos, no software de gestión de prácticas. El software de gestión de prácticas es para contadores profesionales que necesitan comunicarse con los clientes, gestionar flujos de trabajo y automatizar procesos manuales. Los tipos de herramientas de gestión de proyectos cubiertos aquí son herramientas de gestión de tareas más avanzadas que se pueden utilizar en casi cualquier sector, incluida la contabilidad. El software de gestión de prácticas para contabilidad se tratará en una sección posterior.

Cuando tenemos un enfoque informal o no definido, usamos una combinación de suites de productividad como Microsoft Office o G Suite, clientes de correo electrónico como Outlook y Gmail y aplicaciones de chat como WhatsApp para gestionar proyectos contables. No es el enfoque más sofisticado, pero funciona para lo básico de la gestión de las partes interesadas, el alcance, la programación y la planificación, aunque de manera muy manual.

Por ejemplo, consideremos la gestión de tareas básica, una parte esencial de la gestión de proyectos. Digamos que estamos delimitando un proyecto contable y definiendo su línea de tiempo. Necesitamos que el personal A adquiera documentos clave del proyecto de un cliente para alcanzar un hito del proyecto. En este escenario, no tenemos visibilidad de la carga de trabajo del proyecto contable del personal A, por lo que no podemos determinar fácilmente su disponibilidad. Cuando nos comunicamos con el personal A y lo averiguamos manualmente, podemos definir mejor el alcance del proyecto. Pero espera. Ya sea que hayamos delineado el proyecto en Excel o PowerPoint (como aún hacen muchos), tenemos que ajustar manualmente muchas partes móviles para desplazar el proyecto a una línea de tiempo realista.

Este escenario probablemente suene familiar para muchos de nosotros, pero es alarmante que todavía lo hagamos cuando hay una variedad de opciones gratuitas y asequibles que hacen la mayor parte de este trabajo manual que consume tiempo por nosotros. Con un software de gestión de proyectos optimizado, el escenario anterior se ve muy diferente. Cuando necesitamos definir la capacidad del personal A, vemos su horario e incorporamos esa disponibilidad en nuestro plan de proyecto actualizado automáticamente, todo dentro de una herramienta de programación.

Hay muchas opciones disponibles, pero hemos creado herramientas de gestión de proyectos para pequeñas y medianas empresas de contabilidad. Le recomendamos que experimente con ella antes de decidir qué camino desea seguir.

Nuestra solución proporciona una arquitectura de gestión de proyectos de apoyo que se puede adaptar fácilmente a los flujos de trabajo y patrones establecidos de un equipo. Los usuarios pueden eliminar virtualmente el correo electrónico utilizando la arquitectura de comunicación perfecta de la herramienta dentro de proyectos y tareas individuales con AUDIT Trail y línea de tiempo automática.

Nuestros proyectos son de formato de lista de tareas predeterminado, pero se pueden ver como calendarios o tableros o kan-ban. Las dependencias y los hitos se pueden definir fácilmente, lo que hace que la delimitación y programación sea muy fácil una vez que su equipo haya configurado completamente el sistema.

Nuestra fortaleza radica en mantener todas las líneas de tiempo del proyecto, documentos y otros materiales en un solo lugar. Al sincronizar con el almacenamiento en la nube de Google/Microsoft, podemos ser una ventanilla única para la gestión de proyectos y materiales de apoyo.

En resumen, puede utilizar la herramienta que mejor funcione para su equipo y que se pueda asignar fácilmente a procesos existentes o estandarizar procesos pobremente definidos.

En el siguiente paso, puede utilizar nuestra solución para integrarse con otros flujos de trabajo para una toma de decisiones oportuna, un registro preciso del tiempo y una gestión integrada de clientes. Acceda a la información del compromiso, como la rentabilidad del personal, los entregables y la utilización del presupuesto desde cualquier lugar para ayudarlo a tomar decisiones oportunas. Reduzca la sobrecarga administrativa automatizando la creación de hojas de tiempo preliminares en función de las entradas del calendario y el tiempo en archivos de compromiso específicos. Simplifique la gestión de relaciones con el cliente integrando todos los aspectos de la relación con el cliente dentro de una sola solución en lugar de administrar sistemas independientes.