プロジェクト管理は常に進化しており、自分がいる分野によって会社間で大きく異なります。それにもかかわらず、どのプロジェクトマネージャーもプロジェクト管理チームの効率を向上させる新しい方法を常に探しています。これが馴染みのある音であれば、以下はあなたのチームを他のチームよりも一歩先に進めるいくつかのヒントです。

プロジェクト管理システムを使用する

システムの導入は、チーム全員が自分たちの責任、プロジェクトの進捗状況、効率を上げるための改善点をより良く理解するのに役立ちます。ビジュアルインジケータは、タスクの状況がどのようにレイアウトされ、どのリソースが使用されているか、タイムライン（およびそれらの調整）を明確に見ることができるため、単にやるべきことリスト（または紙）よりも優れたモチベーターになることがあります。

ガントチャートは、最もコスト効率の高いPMシステムの一つです。予算が限られている場合は、Microsoft Excelを調べることもできます。これには、優先順位付け、ストリームライン化、トラッキングに必要なすべてがあります。 （歴史はありませんが）

不必要なものを除去する

プロジェクトの進捗状況の更新に関する1時間のミーティングから出たとき、その1時間が本当に有効に使われたと感じることは、どのくらい頻繁にありますか？多くの場合、起こりません。上述のプロジェクト管理システムは、進捗状況と全員のステータスがすでに前に表示されているため、これらの時間を浪費するミーティングを排除するのに役立ちます。さらに重要なことは、プロジェクトの次の段階、タイムラインやアロケートされたリソースの重要な変更、これまでにうまくいったこと、うまくいかなかったことなど、ミーティングで有用なことを話し合う時間を開きます。

一部の人にとっては、これらの会議は強力なコミュニケーションに繋がると思っています。しかし、実際には時間の無駄です。 Hangouts、Skype、またはその他のチャットプラットフォームを通じて、小グループのメンバー間で強力なコミュニケーションを促進してください。 同じページにいるように、特定のプロジェクトやタスクのためのグループを開始することもできます。 また、プロジェクト管理チームのメンバーがどのようにコミュニケーションを取りたいかにも考慮してください。 多くの人々は簡単なチャットメッセージを送ることだけを好むかもしれませんが、他の人々は対面でのコミュニケーションがより良いか、実際の電話を使用することを好むかもしれません。 誤解やコミュニケーションの崩壊を防ぐために、好ましいコミュニケーションスタイルでコミュニケーションをするように心がけてください。

プロジェクトマネジメントチームを引き連れてください

技術やシステム、素晴らしいプロジェクトがあっても、チームがあなたをサポートしてくれなければ、効果的なプロジェクトマネージャーになるのは難しいです。チームを味方にする最も簡単な方法の1つは、積極的かつ熱心に彼らの意見を聞くことです。誰もが自分自身を大切に感じたいと思っており、聞くことはチームメンバーにあなたが彼らの意見を尊重していることを示します。ただし、彼らが言っていることを聞くだけでなく、方針や手順の変更、または彼らが直面している問題、リスク、障害に取り組むことが重要です。チーム全体のためにより良い意思決定ができるだけでなく、彼らの尊敬とサポートを得て、プロジェクトに協力的に取り組むことが容易になります。

良いトレーニングと良いツール

ほとんどの部署と同様に、チームの効率を改善するためにできる最良のことは、継続的なトレーニングを奨励することです。1年に1回または2回の会議への参加、一緒にポッドキャストを聞くこと、または役立つニュースレターに申し込むことなどがこれに該当します。「継続的なトレーニング」は、従業員に本当に投資していることが示されるだけでなく、プロジェクトマネジメントチーム全体が仕事をより良くこなせるようになります。

適切なツールを使用することも重要です。つまり、良いCRMを利用して、チームメンバーが顧客とそれぞれのプロジェクトを管理し、プロジェクトマネージャーが組織的に対応できるようにすることです。

何を手伝えますか？

私たちのプロジェクト管理ツールは、世界中で働く人々が複数のプロジェクトを管理するのを手助けします。これを使用すると、リアルタイム、アジャイル、ソーシャル、柔軟な方法で顧客プロジェクトのタスクだけでなく、継続的なサポート問題も効率的に管理できます。さまざまなビューがあるため、自分のニーズに合わせて設計できます: カンバンビューでタスクと問題を処理し、ガントビューでタスクをスケジュールし、カレンダービューで締め切りを管理します。顧客契約から請求書まで、ビッグピクチャーから細かい詳細まで、すべてを追跡します。

関連するすべてのことに最新情報を得るためのアラートを備えたタスク管理、同じタスクを同時に作業するための共同執筆、タスク委任およびチャターを備えた作業共同化があります。受信メールから新しいタスクや問題を自動的に作成し、お客様と簡単に協力できます。唯一のダッシュボードビューを備え、マネージャーがすべてのプロジェクトを一目で確認し、優れた/遅延タスクを把握できるようにします。また、業界のニーズに合わせてカスタマイズサービスを提供することもできます。さらに、タイムシートやHRシステムとの統合作業を提供することで、内部コストを効果的に管理できます。