Si eres como la mayoría de los dueños de negocios, es posible que inicialmente hayas utilizado una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de tus finanzas. Es una buena táctica para empezar, pero a medida que tu negocio crece, casi seguramente se convertirá en un desafío mantenerse al tanto de todas tus transacciones con este tipo de sistema contable manual. Ahí es donde entra en juego el software de contabilidad. 

El software de contabilidad es capaz de registrar y categorizar transacciones financieras; también podemos ayudarte a pagar facturas, enviar facturas a clientes, gestionar la nómina y ejecutar informes estándar directamente en la plataforma. Hay varios tipos de software de contabilidad disponibles para empresas; algunas compañías utilizan software de contabilidad personalizado o software de planificación de recursos empresariales (ERP), mientras que las pequeñas empresas y las startups pueden usar soluciones de estantería como QuickBooks o Xero para mantener sus procesos contables funcionando sin problemas.

Para algunas startups, el costo de los paquetes de software de contabilidad y el conocimiento técnico necesario para configurarlo puede resultar abrumador. Pero recuerde, el software de contabilidad no es solo para profesionales de la contabilidad. En nuestra experiencia, las ventajas del software de contabilidad superan con creces las dificultades para comenzar. Así que cada vez que alguien nos pregunta "¿Cuáles son los beneficios del software de contabilidad?", tenemos las siguientes respuestas listas.

8 Ventajas del software de contabilidad sobre las hojas de cálculo

1. Ahorra tiempo.

Al igual que cualquier nuevo sistema de software, requiere una inversión de tiempo al principio para configurar su software de contabilidad, pero una vez que lo hace, le ahorrará horas de trabajo cada semana al manejar automáticamente procesos de contabilidad y teneduría de libros manuales que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, no necesitará descargar archivos CSV de sus cuentas bancarias o de tarjetas de crédito e ingresar manualmente los datos en su hoja de cálculo para revisar sus transacciones: el software de contabilidad recopila automáticamente todos los datos. Además, integramos su proceso de ventas, compras y reclamaciones de gastos en la plataforma de contabilidad. Se convirtió en una integración perfecta.

2. Genera al instante informes financieros clave.

No más esperas mientras tu asistente administrativo arma tus informes mensuales: las plataformas de software de contabilidad tienen informes incorporados que se actualizan automáticamente. Con un clic, puedes descargar tu Estado de Pérdidas y Ganancias (o Estado de Resultados), Balance General y Estado de Flujo de Efectivo, mostrando insights clave como ingresos y gastos del mes, trimestre o año. Si tienes necesidades de informes más específicas, generalmente puedes personalizar informes filtrando los datos o agregando detalles adicionales, y guardar estos informes para ejecutarlos nuevamente en el futuro. 

3. Sincroniza todos tus datos financieros. 

Si tus datos están almacenados en múltiples plataformas, como cuentas bancarias, cuentas de tarjeta de crédito y servicios de nómina, puede llevarte horas ir de una plataforma a otra para recopilar los datos que necesitas. El software de contabilidad sincronizará los datos de todas tus herramientas de contabilidad en línea a través de la API, por lo que no necesitas descargar información financiera de cada fuente individual y pasar tiempo ingresando datos para armar un registro financiero completo. 

4. Promueve la precisión de los datos. 

Con el software de contabilidad, no tienes que actualizar manualmente múltiples celdas en múltiples hojas si realizas un cambio en tus registros. En su lugar, tus estados financieros e informes se actualizarán automáticamente para reflejar los cambios que realices, ayudándote a mantener tus datos libres de errores. (¿No estás convencido de que la precisión de los datos sea una preocupación importante? Aquí está por qué importa).

5. Produce estados financieros con apariencia profesional. 

Una vez que comience a recibir solicitudes externas de estados financieros, es importante presentar documentos que se vean profesionales en lugar de bricolaje. El software de contabilidad produce estados financieros en formatos estandarizados que están listos para descargar y compartir cuando llegan las solicitudes. Apoyamos múltiples estándares contables en todo el mundo.

6. Da información detallada.

Si su plan de cuentas está configurado correctamente, puede utilizar el software de contabilidad para hacer un seguimiento de sus transacciones por departamentos, proyectos, ubicaciones o clases. Esto le brinda una imagen clara de a qué se atribuye su ingreso y sus áreas de gastos, lo que le ayuda a generar informes más específicos y a tomar decisiones estratégicas. 

7. Simplifica la presentación de impuestos.

Tener estados financieros estandarizados y datos precisos y categorizados hace que sea más fácil para su contador de impuestos presentar su declaración y calcular los créditos fiscales disponibles. Nuestros programas contables también tienen informes fiscales específicos incorporados (por ejemplo, para el impuesto sobre las ganancias y el impuesto sobre la nómina).

8. Reduce los errores de inventario.

Nuestras plataformas de software contable incluyen la integración con herramientas de gestión de inventario que se actualizan automáticamente para mostrar la cantidad de cada producto que tienes en existencia, lo que se ha vendido y cuándo necesitas reabastecer. El software de contabilidad es una forma fácil de obtener información precisa y en tiempo real sobre tus niveles de inventario, en lugar de depender de la entrada de datos manual propensa a errores.

¿Cuál es el momento adecuado para dejar las hojas de cálculo y pasar a un software?

La mayoría de las startups hacen el cambio de hojas de cálculo a software de contabilidad cuando el número de transacciones con las que trabajan crece al punto que procesarlas manualmente toma demasiado tiempo. Usar software de contabilidad libera a tu equipo, reduce errores humanos y te permite continuar escalando. También, si tu empresa está empezando a trabajar con consultores y recibir solicitudes de información de manera regular, este es otro indicador de que es hora de utilizar software de contabilidad. El software de contabilidad adecuado te ayudará a responder a solicitudes con información precisa y presentada de manera profesional.

Para ayudarte a aprovechar todas las ventajas de usar software de contabilidad, el equipo de expertos financieros de MERCURY y socios CPA pueden administrar tu sistema contable de la mejor manera para apoyar las operaciones de tu negocio startup, desde categorizar transacciones con departamentos y clases hasta configurar tu plan de cuentas. Estamos disponibles para hacer recomendaciones sobre cómo tu software de contabilidad puede apoyar a tu negocio a medida que crece.