El "project creep", las fechas límites que se retrasan y una lista de tareas que parece crecer cada día son experiencias muy comunes en la vida y el trabajo. Con la temporada de propósitos del nuevo año sobre nosotros, muchas personas están intentando cumplir objetivos audaces como "gestionar mejor el tiempo", "ser más productivos" y "centrarse en lo que importa". Estos objetivos de desarrollo son muy importantes para el éxito profesional.

Sin duda no hay escasez de consejos: libros y blogs, trucos y aplicaciones, todos creados para impulsar la gestión del tiempo con una gran cantidad de herramientas listas para usar. Sin embargo, la frustrante realidad para las personas que intentan mejorar su gestión del tiempo es que solo las herramientas no funcionarán.

En pocas palabras, estas herramientas presumen las habilidades subyacentes de una persona, pero las habilidades que comprenden la gestión del tiempo preceden la efectividad de cualquier herramienta o aplicación. Por ejemplo, ¿alguien esperaría seriamente que comprar un buen juego de cuchillos, equipos de cocina de alta gama y ingredientes frescos haga instantáneamente a alguien un chef de cinco estrellas? Ciertamente no. Del mismo modo, usar una aplicación de programación sin las habilidades previas de gestión del tiempo es poco probable que produzca resultados positivos en la gestión del tiempo.

Debes desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo en tres áreas clave: conciencia, organización y adaptación. 

• Conciencia: pensar de manera realista acerca de tu tiempo entendiendo que es un recurso limitado.

• Organización: diseñar y organizar tus objetivos, planes, horarios y tareas para utilizar efectivamente el tiempo.

• Adaptación: monitorear tu uso del tiempo mientras realizas actividades, incluyendo ajustarte a interrupciones o cambios de prioridades.

Desarrollando habilidades de conciencia. La eficacia es diferente a la eficiencia, siendo la eficacia hacer las cosas bien y la eficiencia hacer las cosas rápidamente. Ambas son críticas. Perseguir la eficiencia por sí misma es contraproducente.

Encuentre su momento de mayor rendimiento. Divida su día típico en tres o cuatro bloques de tiempo y, durante una semana, clasifique estos bloques de tiempo de más a menos productivo (el más productivo es el momento óptimo de rendimiento). Mi momento óptimo de rendimiento es por la mañana y por lo tanto no voy a dedicar tiempo a las redes sociales al despertar. En su lugar, utilizaré ese tiempo para hacer planificación.

Trata tu tiempo como si fuera dinero. Crea un presupuesto de tiempo que detalla cómo gastas tus horas durante una semana típica. Categoriza el tiempo en tiempo fijo («debes hacerlo») y tiempo discrecional («quieres hacerlo»).

Prueba el "timing-up/timebox". Registra cuánto tiempo has invertido en tareas con plazos muy claros, en lugar de cuánto tiempo te queda.

Evalue qué tan realista es su capacidad para evaluar el tiempo. Después de terminar un proyecto, evalúe cuánto tiempo pensó que tomaría y cuánto tiempo realmente tomó.

Toma una "perspectiva de tiempo futuro". Piensa en cómo las tareas que estás realizando ahora te ayudarán o te perjudicarán en el futuro (por ejemplo, ¿cómo afectan las tareas del proyecto de hoy a las tareas de la próxima semana?).

Evita la "falacia del costo hundido". Cuando pienses que podrías estar invirtiendo demasiado tiempo en una actividad, retrocede y evalúa su importancia (por ejemplo, cuán valioso es el resultado, quién se verá afectado si se termina o no, etc.).

Desarrollando habilidades de organización. Las tareas importantes pero poco conocidas a menudo tienen curvas de aprendizaje más empinadas y requisitos de tiempo más impredecibles. Desarrollar habilidades de organización no se trata de organizar tu trabajo para controlar mejor tu vida, se trata de tomar el control de tu vida y estructurar tu trabajo a su alrededor.

Priorizar actividades y obligaciones. No es suficiente simplemente hacer una lista de tus tareas, listas de cosas por hacer y reuniones. Esta siempre es mi tarea personal número 1 diariamente.

Evita el "simple efecto de urgencia". La urgencia y la importancia son conceptos relacionados pero distintos; las tareas urgentes requieren acción inmediata, mientras que las tareas importantes tienen consecuencias más significativas y a largo plazo. Las tareas que son tanto urgentes como importantes deben hacerse primero.

Utiliza una aplicación de calendario. Registra las fechas de vencimiento de tareas y citas y hazlo de inmediato cuando sean planificadas o solicitadas. Etiqueta o codifica por color las entradas (por ejemplo, trabajo, escuela, vida, etc.).

Agenda tiempo protegido. Haz citas en tu calendario contigo mismo para asegurarte de tener tiempo sin interrupciones para dedicar a tus proyectos más importantes. 

Reducir errores de subestimación. Al formular planes, pida a un tercero neutral comentarios sobre sus estimaciones de tiempo previstas.

Prueba con metas a menor escala. Cuando tengas dificultades para alcanzar una meta que parece demasiado desafiante, establece una versión menos difícil de la meta.

Desarrollando habilidades de adaptación. Estas habilidades se ponen a prueba y se desarrollan en situaciones que naturalmente involucran altas presiones ya veces incluso crisis. El desafío es manejar tales situaciones sin molestarse, preocuparse o distraerse.

Prueba "apilar hábitos". Vincula tus comportamientos de gestión del tiempo a los hábitos que ya tienes (por ejemplo, lleva un registro del progreso diario todas las noches cuando te sientas a cenar).

Usa ráfagas cortas de esfuerzo. Cuando las tareas parezcan abrumadoras, realiza un esfuerzo máximo durante intervalos de 15 a 30 minutos para evitar la procrastinación.

Crea planes de contingencia. Piensa en los mejores y peores escenarios posibles cuando delineas los resultados potenciales de tus planes.

Busque reducir la pérdida de tiempo. Cree espacios de tiempo para no ser molestado y bloquee los sitios de redes sociales durante el tiempo crítico de trabajo.

La ironía es que necesitamos convertirnos en mejores administradores del tiempo de nuestros propios esfuerzos para mejorar la gestión del tiempo.