Viajes y entretenimiento: maximizar los beneficios fiscales

No pagues en exceso tus impuestos sobre la renta omitiendo gastos que tienes derecho a deducir. Utiliza esta Guía Rápida para asegurarte de que estás manejando tus gastos de viajes de negocios y comidas de manera inteligente desde el punto de vista fiscal.

Esta guía no oficial te muestra cómo sacar provecho de todos tus gastos de viaje y entretenimiento a los que legalmente tienes derecho y ofrece orientación sobre qué gastos son deducibles y qué porcentaje de ellos puedes deducir. También se discute la importancia de seguir las reglas del IRS para mantener registros y justificar tus gastos para evitar una auditoría.

Gastos de viaje

La ley tributaria te permite deducir dos tipos de gastos de viaje relacionados con tu negocio: los locales y los que el IRS llama "fuera de casa".

En primer lugar, gastos de transporte local. Puede deducir los gastos de transporte local incurridos con fines comerciales, por ejemplo, el costo de ir de un lugar a otro a través del transporte público, un coche de alquiler o su propio automóvil. Las comidas y los gastos incidentales no son deducibles como gastos de viaje, puede deducir las comidas como gastos de entretenimiento siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones.

En segundo lugar, puede deducir los gastos de viaje fuera de casa, incluyendo comidas y gastos diversos; sin embargo, si su empleador reembolsa sus gastos de viaje, sus deducciones están limitadas.

COSTOS DE TRANSPORTE LOCAL

El costo del transporte de negocios local incluye el costo del billete de tren y autobús, así como el costo de usar y mantener un automóvil utilizado para fines comerciales. Para aquellos cuyo lugar principal de negocios es su residencia personal, los viajes de negocios desde la oficina en casa y viceversa se consideran transporte deducible y no viajes diarios no deducibles.

GASTOS DE VIAJE FUERA DE CASA

Puede deducir la mitad del costo de las comidas (50 por ciento) y todos los gastos de alojamiento incurridos mientras viaja lejos de casa. El IRS también le permite deducir el 100 por ciento de sus gastos de transporte siempre que el motivo principal de su viaje sea el negocio.

Aquí está una lista de algunos gastos de viaje deducibles fuera de casa:

• Comidas (limitadas al 50 por ciento) y alojamiento mientras viaja o una vez que llegue a su lugar de negocios fuera del hogar.

• El costo de limpiar y planchar tu ropa fuera de casa.

• Costos por el uso de teléfono, fax o módem.

• Costos de servicios secretariales fuera de la oficina.

• Los costos de transporte entre los lugares de trabajo o hacia y desde hoteles y terminales.

• Tarifa aérea, tarifa de autobús, tarifa de tren y cargos relacionados con el transporte de equipaje o llevarlo contigo.

• El costo de llevar o enviar muestras o exhibiciones, y de alquilar salas de exhibición de muestras.

• Los costos de mantener y operar un coche, incluyendo los costos de garaje.

• El costo de mantener y operar un avión, incluyendo el costo del hangar.

• Costos de transporte entre sitios de trabajo "temporales" y hoteles y restaurantes.

• Gastos imprevistos, incluyendo alquiler de computadoras, honorarios de estenógrafos.

• Consejos relacionados con lo anterior.

Gastos de Comida y Entretenimiento

Antes de la reforma fiscal, había límites y restricciones para deducir los gastos de comida y entretenimiento, con la mayoría deducible al 50 por ciento. Con la reforma fiscal, hubo varios cambios, siendo el más notable que los gastos de entretenimiento pagados o incurridos después del 31 de diciembre de 2017 no son deducibles a menos que caigan bajo excepciones específicas, por ejemplo, gastos incurridos para actividades sociales principalmente para beneficio de sus empleados. Como tal, los costos razonables de alimentos y bebidas para las fiestas de fin de año para los empleados son 100 por ciento deducibles.

Los costos de las comidas deben ser "ordinarios y necesarios" y no "lujosos o extravagantes" y estar directamente relacionados o asociados con su negocio. También deben ser justificados.

Requisitos de documentación y comprobación de datos.

La ley fiscal requiere que mantenga registros que demuestren el propósito comercial y los montos de sus viajes comerciales, entretenimiento y costos de transporte local.

¿Qué registros debes mantener?

Debes justificar los siguientes gastos comerciales:

• Gastos de viaje mientras estás lejos de casa (incluyendo comidas y alojamiento).

• Cenas de negocios y entretenimiento si están permitidos bajo una excepción del código tributario, y

• Regalos de negocios.

Para respaldar estos elementos, debes demostrar:

• La cantidad.

• El tiempo y lugar del viaje, entretenimiento o recreación, o la fecha y una descripción del regalo de negocios.

• El propósito del negocio, y

• La relación comercial del receptor de entretenimiento o regalos.

La razón más frecuente por la cual el IRS desestima los gastos de viaje y entretenimiento es la falta de mostrar el lugar y el propósito comercial de un artículo. Por lo tanto, preste especial atención a estos aspectos de su registro contable.

Mantener un diario o libro de registro y registrar sus actividades relacionadas con el negocio en o cerca del momento en que se incurre en el gasto es una de las mejores formas de documentar sus gastos comerciales.

Empleados "Totalmente Reembolsados"

Los empleados que son "totalmente reembolsados" por su empleador deben:

• Rendir cuentas adecuadamente a su empleador.

• Reciba un reembolso completo.

• Devuelva cualquier reembolso excesivo.

Como empleado completamente reembolsado, debes rendir cuentas adecuadamente a tu empleador mediante una declaración de gastos. Si estás cubierto por un "plan de rendición de cuentas" (y lo sigues), y tus reembolsos no superan tus gastos, no tendrás que informar los reembolsos como ingresos brutos. Algunos acuerdos de per diem (por los cuales recibes una cantidad fija por día) y asignaciones de millaje pueden evitar la contabilidad detallada de gastos al empleador, pero aún se requiere prueba de tiempo, lugar y propósito comercial.

Registro de documentos. La ley fiscal requiere que mantenga registros de gastos de viaje y que proporcione información en su declaración mostrando el uso comercial frente al personal. 

No olvides deducir los intereses que pagas para financiar un auto de uso comercial si eres autónomo.

¿Cómo ayuda MERCURY?

Ahorre tiempo en el informe de gastos.

Gestionar los gastos diarios de tus empleados nunca ha sido tan fácil. Ya sean gastos de viaje, suministros de oficina u otros gastos de los empleados, accede a todos los recibos y presentaciones de gastos desde tu panel de control de Gastos y crea, valida o rechaza los gastos con solo un clic. No necesitas descargar ningún software especializado para mantener registros de gastos, ¡todo se puede hacer directamente a través de la web!

Deja de perder los recibos.

Cargue todos los recibos directamente en el registro de gastos.

Los empleados pueden adjuntar fácilmente copias de sus recibos directamente a un registro de gastos para evitar perderlos. Agregue archivos adjuntos sobre la marcha con cualquier dispositivo móvil tomando una foto del recibo y enviándolo a una dirección de correo electrónico designada. Ahorre tiempo y aumente la eficiencia manteniendo un registro limpio y completo de todos los gastos.

Administrar gastos por equipo.

Tener una visión clara de los gastos de un equipo.

Como gerente, puede seguir fácilmente registros de gastos en todo el equipo para controlar los costos y asegurarse de que se mantengan dentro del presupuesto establecido. Los gerentes pueden validar o rechazar gastos con un solo clic. Los contadores pueden agregarlos a los libros y procesar pagos y facturas.