我們開始了一個項目，其命令簡單而又滑稽地廣泛：除去紙質表格和 PDF，讓所有表格都由最終用戶動態創建。其中 *很多* 內容都被鎖在 PDF 中。多年來，這是公司人力資源、法務和會計部門大部分信息發布的方式。主要為內容的文件被拆分並重寫，客戶決定引進我們，致力於將這些表格移至在線上。
在四週的時間裡，我們找出了95種表格並將它們全部上線。使用保守估計，線上化這些表格每年省下不到10,000小時。它們也使變更更加易於存取。
定義挑戰
我們開始從所有PDF文件詳細信息中進行刮擦。這是一大堆，試算表中有6263行。當我第一次收到那封電子郵件時，我想知道我陷入了什麼。
認真的嗎？
我戴上耳塞，打開 Spotify，並開始逐行遍歷列表。這大約花了 3 天的時間。我會打開 PDF，看看它是否是表格，然後記錄它，並在公司內創建統一的數據模式和結構。我還審查了合同和文檔，並訪問員工是否還有其他表格。
在第一個月，我已經找出了與客戶合約相關的49種表格。49種表格很多，但設定了一個目標讓這感覺更容易實現。"49"與"我們不知道有多少，但很多"之間的區別很重要。但是，我知道這還不完美。在大企業中，我們常常要求在做出任何決定之前，所有事情都必須被完美地映射。
為了讓內部團隊和外部團隊都保持有組織性，我們建立了一個票證存儲庫，並將每個表格都記錄為一個問題/票證。這有點奇怪，但問題（方法）最終非常完美。問題讓我可以包含有關每個表格的大量信息，附加文件和鏈接，以及使用標籤將表格按部門、複雜度和技術要求分組。我們也很好地融入了自己的Kanban工具。
科技
當我開始追踪表格時，我也開始思考我要用什麼方式將它們轉為線上。有兩個主要的技術問題，我希望我早一點開始思考。
工作流程-流程變更是實現最佳流程的關鍵：需要多步審批（客戶提交、Jim簽核，然後是Jane簽核）的任何表格，都需要仔細審查並指派給適當的人員。
網路應用程式-有些表格根本不是表格。有些表單或應該組合在一起的一些表單，僅僅將它們上線是無法真正幫助的。對於這些，我們需要建立提供更好解決方案的網路應用程式。
這張紙背後的商業流程
偶爾，我們必須倒轉流程才能使它發揮作用。讓大公司的員工接受線上提交而非傳統的紙質提交是這項工作的主要內容。平均而言，我花了約30分鐘來製作一個數字表格，並花費五個星期的時間與使用它的員工會面、贏得他們的信任和說服他們。即使他們很興奮，也需要反覆進行細節的協商。
我通過盡可能減少變化並為他們提供明確的選擇而取得成功。當我會見一個部門時，我會提供三個接受提交的選擇。
一份透過電子郵件提交給他們的文件。
提交的PDF已放入檔案夾中。
提交資料後，追蹤試算表新增了一行。
有些部門的提交業務流程略顯瘋狂。如果我試圖更改它們，我會花費整整一年時間來處理一個部門。通過專注於優先事項，將表格搬到在線上並使其對客戶更容易，我可以取得一致的進展，而不會受到持續阻礙。一些部門轉向了更為數碼化的流程；一些則會打印提交的 PDF 文件然後將它們放入木製部門收件箱中。無論哪種方式，客戶都可以在線上提交，系統也能節省時間。儘管我避免了一堆流程變更，但我認為有一些經驗教訓對於任何想要將政府表格搬到線上的人都是有用的：
在線移動表格的需求非常巨大——我曾期望著掙扎地把各個部門拖進網絡，但事實上，大多數部門都熱切地想要在網上完成事情，而且很高興有一個具有技術知識、授權和工具的合作夥伴能夠實現這一點。
表單結構和問題的靈活性 - 起初我認為現有的紙質表格形式在線上也會有強烈的需求。但實際上並非如此。在除了一兩個例子之外，我不僅可以將表格轉移到線上，還可以建議簡化表格，使其更加清晰易懂和易於使用。
對未來的改變感到興奮 - 早期我開始注意到一個模式。在我把一個表格上線幾週後，一些部門會再次聯絡我，要求工具來幫助他們管理數字提交，“這真是太棒了。如果我能批准它，然後發送給史蒂夫簽名就好了”。如果我一開始就改變這些部門工作方式的所有事情，他們會一步一步地抵抗。只是將他們的工作流程的一部分上線，讓他們渴望完全數字化。
接下來是什麼
我們在過去一年中取得了很大進步，但還有很長的路要走。
我們需要回答的兩個大問題：
誰應該負責所有這些流程變更？ - 我一直在做這件事，因為，嗯，把表格上線是我的工作。當我與其他城市交談時，我看到了同樣的模式。技術團隊正在推動內部流程變化，因為很多內部變化都涉及技術。這在某種程度上起作用，但也創造了奇怪的動態，因為技術團隊沒有訓練，也沒有明確的授權來干涉其他人的工作。這樣做會由一個具有這種訓練和授權的特定團隊更好嗎？
那麼，表格到底是什麼？在大公司裡，我們往往仍然受制於物理文物，當我們將事情轉移到線上時。這是所有信息的來回移動。我們需要重新思考我們稱呼某些事物嗎？法律如何影響這一點？如果某件事被稱為表格和許可證，客戶的期望會有什麼不同？
